BYE BYE SEGRETARIA… BENVENUTA ASSISTENTE DI DIREZIONE!

All’interno di un'azienda questa professione è diventata uno dei ruoli chiave e indispensabili!

L’eccellenza di una segretaria è nel fare le cose ordinarie straordinariamente bene.

(John W. Gardner)

Attualmente, in un contesto in continuo cambiamento, le aziende devono dotarsi di personale qualificato, flessibile e dinamico, in grado di far fronte alle diverse esigenze che si presentano quotidianamente.

All’interno dell’organigramma aziendale, uno dei ruoli chiave è proprio quello ricoperto dell’ASSISTENTE DI DIREZIONE.

Ebbene sì… abbandoniamo il cliché della segretaria d’azienda con occhiali e tailleur, regina dell’archivio, sempre pronta a servire il caffè al direttore. La nuova figura richiesta dalle aziende è una risorsa, nella maggior parte dei casi donna, molto preparata, che lavora a stretto contatto con i vertici manageriali e spesso anche in contesti internazionali. Deve possedere tutta una serie di competenze professionali e personali adeguate ad affiancare dirigenti di alto livello, in quanto anello di congiunzione tra il management aziendale e l’esterno.

Si tratta, quindi, di una persona laureata con innate doti multitasking, la cui preparazione spazia dal marketing, al management, alla comunicazione. Ciò che non può mancare è con un’ottima conoscenza di una o più lingue straniere, caratteristica essenziale per intrattenere rapporti con i clienti internazionali.

Nello specifico di quali attività si occupa un’assistente di direzione?

Le mansioni di carattere generale affidate all’assistente di direzione possono essere raggruppate in 2 macroaree: attività di organizzazione interna ed attività di organizzazione esterna.

Fra le attività di organizzazione interna troviamo:

  • La gestione dei contatti, via mail o telefonici;
  • I rapporti con i clienti;
  • La gestione dell’agenda e degli appuntamenti del manager;
  • La creazione di presentazioni, report, statistiche, documenti;
  • La gestione delle scadenze.

Le attività di organizzazione esterna possono richiedere:

  • L’organizzazione di incontri pubblici e meeting aziendali;
  • Organizzazione di conferenze stampa.

 

Naturalmente le mansioni di un’assistente non sono riassumibili in poche righe. Essendo un ruolo centrale di affiancamento al manager, potremmo definire un’assistente come una super donna che racchiude spiccate doti organizzative, spirito di adattamento e capacità di gestire qualsiasi situazione sotto pressione e in tempi brevi.

Ma non è tutto… L’assistente con la A maiuscola deve avere un ottimo intuito, deve cogliere al volo i rapporti interpersonali del manager, interni ed esterni all’azienda, deve conoscere i suoi obiettivi e comprendere il suo stato d’animo. Basti pensare all’importanza del ruolo di filtro: avendo il compito di ottimizzare l’efficacia lavorativa del manager, per valutare i contatti da inoltrare, deve essere in grado di comprendere gli obiettivi del manager al fine di comunicare solamente i contatti preziosi e bloccare inutili perdite di tempo.

Infine non dimentichiamo elementi etici quali onestà e riservatezza che non devono mai mancare. A volte, in grandi aziende multinazionali, non vi è solamente una singola assistente di direzione, ma tale ruolo è affidato a più assistenti ognuna delle quali è incaricata di specifiche funzioni in base all’area di competenza. Troviamo, quindi, la marketing assistant con funzioni commerciali; la legal assistant che si occupa di redazione e negoziazione dei contratti nonché analisi della normativa; con mansioni legate alla gestione dei dipendenti, ecc…

Ma è davvero finita l’era della segretaria?

Come tutte le evoluzioni, anche in questo campo c’è chi rimane legato alle strutture tradizionali. Studi professionali, come ad esempio studi commerciali o studi di avvocati, ma anche piccole imprese, non potrebbero fare a meno della segretaria.

È proprio grazie alla segretaria che giornalmente l’azienda comincia a funzionare. Apertura della mail, smistamento della posta, risposta alle telefonate, accoglienza dei clienti e, soprattutto, una conoscenza approfondita di tutti gli uffici sono solo alcune delle molteplici attività di back office e front office a cui deve far fronte.

Insomma una pietra miliare all’interno del contesto lavorativo che non tutti sono pronti a sostituire. Se siete alle prime armi non lasciatevi scoraggiare! Le skills richieste per ricoprire al meglio questo ruolo si acquisiscono nel tempo con una formazione adeguata, un continuo aggiornamento e con l’esercizio della professione in azienda.

 

Staff Lezione-online

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